山口県大学生就活応援サイト

手紙・メールの書き方

01手紙とメール

就職活動を始めると、企業の担当者や面接官、先輩たちなど、社会人とのやり取りをする機会が増えます。社会人の先輩たちとのやりとりは、同年代の友人を相手にするのとは違います。就職活動中に、メールや手紙の書き方など、社会人として最低限のマナーを身につけておきましょう。

02メール編

Eメールには、様々なメリットがあります。作成や送信も難しいものではありません。社会人になったときには、必ずといっていいほど使うことになります。今からきちんとしたマナーを身につけて上手に活用し、就職活動の武器にしましょう。ただし、何でもEメールで済ませるのは困ります。手書きで丁寧に時間をかけて書いた手紙が、相手に好印象を与える場合もありますので、両方の使い分けができるようにしましょう。

①件名は具体的に!

Eメールを送っても、相手に必ず読んでもらえるとは限りません。忙しい時や未読メールが溜まっている時などは、件名を見て重要と思われるものだけに目を通し、それ以外は読み飛ばすか適当に読み流してしまいがちです。件名は、用件をわかりやすく書くようにして、少しでも早く確実に読んでもらえるようにしましょう。

件名の例

○「資料請求のお願い」
○「セミナーの時期について質問です」
○「資料が届きません」 
○「OB・OG訪問のお礼」
×「お願い」
×「質問があります」
×「お礼」

②要点は簡潔に!

Eメールでは、最低限の挨拶を済ませた後、すぐに用件をきりだすようにします。手紙ではマナーとなっている「拝啓~敬具」や「陽春の候、貴社ますます~」といった時候の挨拶は必要ありません。

言葉遣いに気を受けるのはもちろんですが、回りくどい言い回しは避け、要点を簡潔にまとめた文章を書くように心がけましょう。

③複数のメールアドレスを使い分けよう

就職専用のメールアドレスは、今は必須です。就職活動中は会社説明会などの案内や就職情報サイトからのEメール、企業からのEメールなど、様々な情報が届くので、メールアドレスは、適切に使い分けるとよいでしょう。

【参考:メールを送る前にチェックしておくべき10項目】

01.何の目的でメールを作成・送信するかを明確にしていますか?

(目的が明確だと、具体的な件名がつけやすい)

02.送付先を確認していますか?

①名前や役職名は間違えていませんか?

②「様」や「御中」が抜けていませんか?

③CCやBCCの使い分けや漏れている人はいませんか?

03.相手の作業を想定して、わかりやすい件名をつけていますか?

①受信者が件名を見て「あのことか?」と判断できる。

②今すぐ開封する必要があるかどうか判断ができる。

04.添付ファイルの添付漏れはありませんか?

05.誤字や脱字。変換ミスはありませんか?

(本文を作成したらすぐ、確認する習慣を付けましょう。)

06.読み返した時、相手が一読して理解出来る内容になっていますか?

①文章は長すぎませんか?

②箇条書きや番号を打ってわかりやすくしていますか?

③難読な言い回しになっていませんか?

07.相手への敬意・感謝・ねぎらいの言葉を添え、意図が伝わる内容になっていますか?

08.送信のタイミングは適切ですか?

①送信のタイミングが大幅に遅れていませんか?(問い合わせへの返信等)

②送信の時間は仕事時間から逸脱していませんか?

09.読みやすいレイアウトの工夫をしていますか?

①行間が適度に空いていますか?

②文節や句読点で改行を行っていますか?

③1文はできるだけ2行以内に留めていますか?

④箇条書きを活用して簡潔でわかりやすくしていますか?

⑤改稿(書き直し)の際に削除し忘れた箇所はありませんか?

10.最後にもう一度「件名」「名前」「添付ファイル」を確認しましょう。

例 メールの書き方

手紙・メールの書き方

❶ 件名

用件がひと目でわかるような具体的な件名をつけましょう。

❷ 企業名・担当者名

会社名や部署、役職名、担当者の氏名は省略せず正しく書きます。

❸ 挨拶と自己紹介

拝啓や時候の挨拶は省略して、自己紹介など最低限の挨拶にとどめます。

❹ 本文

メールの目的が伝わるように簡潔にまとめ、あまり長くなり過ぎないように心がけます。(1行30~35文字くらいが読みやすい)

❺ 挨拶

挨拶で締めくくります。

❻ 署名

大学名、学部、学科、Eメールアドレス、住所、電話番号を記載します。

資料請求文例1

件名 資料送付のお願い (件名は具体的かつ簡潔に書きましょう)
送信者 ●●大学 山本一郎
本文 株式会社●●工業
人事部 採用担当者 様 
(会社名、部署名、お名前は正確に書きましょう)

突然のメール 失礼いたします。
私は、●●大学●●学部△△学科の山本一郎と申します。
現在、就職活動を行っております。

学生時代に培った●●●●を活かすことができる企業への就職を希望しており、貴社の●●●●に魅力を感じています。
(自分の特技、専門性は積極的にアピールし、担当者の印象に残るようにしましょう)

お忙しいところ誠に申し訳ございませんが、会社案内などの資料をお送りくださいますよう お願い申し上げます。
お手数をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。

****************************************
●●大学 ●●学部●●学科
山本 一郎(やまもと いちろう)

〒●●●-●●●●
●●市●●●●●●●●
電話番号:●●●ー●●●●ー●●●●
e-mail:●●●@●●●●●●●●
******************************************

資料請求文例2

件名 資料請求のお願い
送信者 ●●大学 山本一郎
本文 株式会社●●旅行
人事部 採用担当者 様

突然のメール 失礼いたします。
私は、●●大学●●学部△△学科の山本一郎と申します。
現在、就職活動を行っております。

学生時代、青春18切符を利用し、全国各地を旅行しました。ガイドブックに載っていない魅力ある場所が数多くあることを知り、現在、旅行業界を中心に業界研究を行っています。

貴社のホームページを拝見し、付加価値の高い人気ツアーが数多く企画されており、とても興味を持ちました。
(どのような経緯で、業界や会社に関心を持ったのかを具体的、かつ簡潔に書いて、積極性をアピールしましょう)

お忙しいところ誠に申し訳ございませんが、会社案内などの資料をお送りくださいますよう お願い申し上げます。
お手数をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。

***************************************
●●大学 ●●学部●●学科
山本 一郎(やまもと いちろう)

〒●●●-●●●●
●●市●●●●●●●●

会社説明会日程の問合せ

職活動を行う上では、企業の情報を詳しく知る必要があります。インターネットでもある程度情報を得ることができますが、情報は頻繁に更新されていくため、それだけでは不十分です。最新の情報や正確な情報は、その企業の担当者から直接聞くことが大切です。

また、会社説明会の日程を問い合わせるだけでなく、説明会に参加したいことも伝えるようにします。

件名 会社説明会の日程について
送信者 ●●大学 山本一郎
本文 株式会社●●工業 人事部 
採用担当 田中三郎 様 

突然のメール 失礼いたします。
私は、●●大学●●学部△△学科の山本一郎と申します。
現在、就職活動を行っております。

貴社のホームページを拝見し、新卒者を対象とした会社説明会が予定されていることを知りました。

私は、学生時代に培った●●●●を活かすことができる企業への就職を希望しており、貴社の●●●●に魅力を感じています。
是非、会社説明会に参加したいと思っております。説明会の実施日程など、詳細を教えていただけませんでしょうか。

お手数をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。
***************************************
●●大学 ●●学部●●学科
山本 一郎(やまもと いちろう)

〒●●●-●●●●
●●市●●●●●●●●
電話番号:●●●ー●●●●ー●●●
e-mail:●●●@●●●●●●●●
******************************************

会社説明会のお礼

会社説明会に参加した後は、必ず、担当者に対してお礼を伝えましょう。

採用担当者は、説明会の申し込み段階から、採用試験の結果が確定するまでの間、志望者を厳しい目でチェックしています。「お礼を言うのが早い」というのは、相手に、誠実で積極的な印象を与えます。

お礼の手段は、電話、手紙で行うのもよいですが、採用担当者がメールアドレスを公開している場合は、メールでお礼を伝えるのもよいでしょう。メールは、担当者が業務の合間に内容を確認することができるので、余計な負担をかけずに済みます。

件名 会社説明会のお礼
送信者 ●●大学 山本一郎
本文 株式会社●●工業
採用担当 田中三郎 様 

●●大学●●学部●●学科の山本一郎と申します。

本日●月●日(●)●●会場での、会社説明会に参加させていただき、誠にありがとうございました。

説明会に参加させていただいたことで、貴社に入社したいという想いはさらに高まりました。
さらに理解を深めるため、業界や貴社について研究を進めていきたいと思っております。

今後も何かとご連絡を差し上げると思いますが、どうぞよろしくお願いいたします。
本日は、ありがとうございました。
***************************************
●●大学 ●●学部●●学科
山本 一郎(やまもと いちろう)

〒●●●-●●●●
●●市●●●●●●●●
電話番号:●●●ー●●●●ー●●●
e-mail:●●●@●●●●●●●●
******************************************

OG・OB訪問のお礼

大学の後輩でも、先輩は、忙しい業務の合間にわざわざ時間を割いてくださったのです。お礼は、OG・OB訪問を終えたその日に送りましょう。入社が決まったら、同じ会社の社員として長いお付き合いをすることになります。また、別の会社に入社することになっても、アドバイスを頂いたことへのお礼と感謝の伝え方を、習得しておきましょう。

件名 OB OG訪問のお礼
送信者 ●●大学 山本一郎
本文 株式会社●●工業
●●部 河上秀行 様

山口大学●●学部の山本一郎です。
本日は、お忙しい中、貴重なお時間を頂き、本当にありがとうございました。

河上様とお話しすることで、疑問に思っていたことが解決し、さらに貴社で仕事をしたいという気持ちが強くなりました。

特に、「(印象に残ったエピソードやセリフ)」のお話は、非常に勉強になりました。
本日の、河上様のお話を踏まえ、さらに企業研究を進めてまいりたいと考えております。

また、ご相談する機会もあるかと思いますが、その際は、ご指導を、よろしくお願いいたします。
本日は、貴重なお時間を頂き、ありがとうございました。
***************************************
●●大学 ●●学部●●学科
山本 一郎(やまもと いちろう)

〒●●●-●●●●
●●市●●●●●●●●
電話番号:●●●ー●●●●ー●●●●
e-mail:●●●@●●●●●●●
*******************************************

内定のお礼 メールでのお礼/①お世話になった方へ

件名 採用試験結果のご報告(山口 太郎)
送信者 ●●大学 山本一郎
本文 ●●様

大変お世話になっております。
●●大学●●学部の山本 太郎と申します。

先日は、ご多忙の中、
就職のご相談でお時間を作っていただき、
誠にありがとうございました。

●●様のご協力をいただき、株式会社●●工業より、
本日、内定通知をいただくことができました。

最終面接の際も●●様のアドバイスが大変役立ち、
落ち着いて面接を乗り切ることができました。
本当にありがとうございました。

まだまだ未熟ではございますが、今後も研さんを続け、
早く一人前の社会人になりたいと思っております。
今後とも、お力添えを頂けますようお願い申し上げます。
重ねて、心よりお礼申し上げます。

本当にありがとうございました。

●●大学●●学部●●学科
山本 太郎(やまもと たろう)
E-mail:△△△@××.ac.jp
住所:〒000-0000 ●●市●●町1丁目1番地1号
電話番号:000-0000

内定のお礼 メールでのお礼/②-1 OBOGへのお礼

件名 採用試験結果のご報告(山口 太郎)
送信者 ●●大学 山本一郎
本文 株式会社●●工業
●●課 ●●●●様

お世話になっております。
●●大学●●学部●●学科の山本 太郎と申します。

この度は、私の就職の件で、
お忙しい中時間を割いてお会いしてくださり、
貴重なアドバイスをいただき、
誠にありがとうございました。

おかげさまで、本日、●●●●(会社名)より、
内定通知をいただきました。
これも、●●さんから頂いたアドバイスのおかげと
感謝しております。

まだまだ、至らない点も多くありますが、
精一杯頑張りたいと思っております。
今後とも、変わらずお力添えをいただけますよう
お願い申し上げます。

本当にありがとうございました。

●●大学●●学部●●学科
山本 太郎(やまもと たろう)
E-mail:△△△@××.ac.jp
住所:〒000-0000 ●●市●●町1丁目1番地1号
電話番号:000-0000

内定のお礼 メールでのお礼/②-2 OBOGへのお礼本文その他の例文

件名 採用試験結果のご報告(山本 太郎)
送信者 ●●大学 山本一郎
本文 お世話になっております。
●●大学●●学部●●学科の山本 太郎と申します。

先日は、OB訪問の機会を設けていただき、
誠にありがとうございました。
本日は、内定のご報告をさせていただきたく、
ご連絡いたしました。

就職活動において、
本日、貴社より内定通知を頂くことができました。

●●様と面談させていただき、
(●●という事業)について
具体的なイメージを持つことができたことで、
志望動機をよりブラッシュアップすることができました。
そのことが、内定獲得に大きく響いたと思っております。

お忙しい中、私の就職活動に協力してくださり、
本当にありがとうございました。
お礼の言葉を述べたくて、ご連絡させていただきました。

まだまだ至らない点も多くありますが、
精一杯頑張りたいと思っております。
今後とも変わらずお力添えをいただけますよう
お願い申し上げます。

●●大学●●学部●●学科
山本 太郎(やまもと たろう)
E-mail:△△△@××.ac.jp
住所:〒000-0000 ●●市●●町1丁目1番地1号
電話番号:000-0000

03手紙編

メールに比べてあまりなじみのない手紙は、多くの学生がとまどうかもしれません。しかし、形式さえ知っておけば誰にでも簡単に書けます。基本ルールを押さえて、チャレンジしてみましょう。

● はがき・手紙・封書の基本的なルールと形式を覚えておきましょう。
● 日本語は縦書きが基本ですが、ビジネス文書の場合は横書きが一般的です。
● 企業宛の手紙は、事務処理上、便せん1枚に収まるようにしましょう。
● ルールと形式を守りながらも、自分らしさをアピールしましょう。

基礎知識を身につける

普段書き慣れていない人にとって難しく思えるのが「手紙の書き方」です。しかし、形式さえ知っていれば、誰でも簡単に書けます。

はがきや手紙の基本的なルールと形式をふまえた上で、自分の気持ちを上手に伝えられるようにしましょう。

例 添え状(送り状)
手紙・メールの書き方

❶投函する日にちを書く

❷会社名・役職名・個人名がわかる場合は個人名も記入

❸連絡先を忘れないように

❹件名は簡潔に書く

❺−1頭語、❺−2結語

拝啓ー敬具、前略ー草々、謹啓ー敬白

❻時候の挨拶

1月…新春、初春 
2月…立春、余寒
3月…早春、温暖
4月…陽春、春暖
5月…新緑、初夏
6月…向夏、梅雨
7月…盛夏、酷暑
8月…残暑、晩夏
9月…秋涼、初秋
10月…秋冷、中秋
11月…晩秋、暮秋
12月…初冬、厳寒

❼同封順に記載する

大西先生のワンポイントコラム
手紙・メールの書き方

学生同士でLINEやショートメールなどがコミュニケーションの中心になっていると、企業や目上の方との手紙やメールでのやり取りはハードルが高いかもしれないですね。
慣れない言葉や定められたフォームを用いるのは抵抗があります。しかし、定められた言葉とフォーム、文例を活用することで、誰でも簡単に手紙やメールを書けるのです。型にはまった手紙やメール文は、個性が感じられないかもしれません。しかし、採用担当者は、手紙やメールに個性など求めていません。
採用担当者が見ているのは、「正確」「丁寧」「スピーディー」の3つです。
①「正確」…誤字・脱字・正確な表現を用いていること
②「丁寧」…読みやすいレイアウト、読みやすい字(≠きれいな字)で作成していること
③「スピーディ」…すぐに返信、お礼状などを送っている
メールや手紙の書き方や文例集を参考に、作成にチャレンジしてみましょう。

※私を励ましてくれた私の手紙
就職活動で書いた手紙で忘れられない経験があります。
入社を希望する会社を決めた私は、その会社に積極的にアプローチを開始しました。資料請求、会社説明会等の予定の問合せ、企業訪問を希望、複数の先輩紹介を希望…etc.。当時はメールも携帯電話もありませんでしたから、全て手書きのはがきや手紙でのやりとりでした。
請求や先輩紹介のお願のために手紙を書き、案内や紹介をしていただいたら、すぐにお礼状を出しました。やり取りは、7~8往復続きました。
そして迎えた、第一次選考(面接)の日。3人のグループ面接で、一番最初に自己紹介することになりました。私は大学名も名前も、言葉に詰まって何度も言いなおしたほど緊張していました。
〝どうしよう!!″とパニックになった私の目に入ってきたのが面接官の手の中にあった手紙の束でした。
面接官は、私が送った手紙を資料として面接会場に持って来て下さっていたのです。それを見たとき、〝これまで私は、この会社で働きたい一心で積極的に行動して来たじゃない!大丈夫!!″と自分に言い聞かせ、その後の面接はリラックスして受け答えをすることが出来ました。

手紙の内容は、決められた言葉やフォームに添ったものです。
内容ではなく、熱意や積極性を評価してもらえたのだと思います。

メールの書き方と例文

会社とメールでやり取りする内容は、ほぼ決まっていますので、文例集を参考に、作成しながらコツをつかんで行きましょう。
社会人にとって、最も頻度の高いコミュニケーションツールはメールです。
社会人になるトレーニングだと思って取り組めば、就職してから大いに役立ちますね。メールは内容はもちろんですが、作成後に必ずミスがないかチェックしてから送りましょう。

【こんなミスは、内容の印象まで下げる】
✔社名の間違い(㈱が前につくのか、後ろにつくのかも正確に)
✔名前の間違い
✔誤字や変換ミス
✔メールの署名がない(名前だけで連絡先が記載されていない)
✔漢字で書くところが平仮名になっている

また、印刷された字よりも、画面上で見る字は読みづらいです。
パソコンでメールを作成する場合は、1行は40~50字以内にし、適度に改行して、一読して意味がわかるようにしましょう。

※現代人の集中力は8秒
スマホの普及とともに、LINEやショートメールが一般化したため、現代人の文章を読む集中力は年々低下しています。2000年は12秒でしたが、2019年には、8秒に落ちました。
8秒で読めるのは、せいぜい150字です。ですから、一つの段落は、最大でも150字以内にまとめると、気が散ることなく読めます。
ちなみにツイッターは140字以内。これは、現代人の集中力にも深い関係がありあそうですね。

手紙の書き方と例文

手紙はコミュニケーションの中で、最も丁寧な方法といえます。
特に、お礼や謝罪の場合は、相手によってはメールだけで済ませると失礼な印象を持たれる場合があります。
メールと同様、就活の中で手紙を用いてやり取りする場面は決まっています。
文例を参考にしながら書きましょう。
文例を参考にすれば、何をかこうか?どうかこうか?と悩まなくて済みます。
就活が本格的に始動すると、企業には毎日多くのメールや手紙が届きます。
担当者は、1通1通に目を通すだけで、かなりの時間がかかっています。
ですから、長々と書く必要はありません。大切なのは「スピーディさ」です。

・会社訪問のお礼
・インターンシップのお礼
・面接試験のお礼
・内定をいただいたことへのお礼
・内定辞退のお願い(おわび)

特に上記のお礼やお詫びのお手紙は、定型文に添ってあらかじめ下書きをして
おき、当日清書して投函するスピーディーな対応が、みなさんの印象をさらにアップさせます。
パソコンで作成するのもよいですが、短くても手書きで作成するとさらに好印象です。

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